Laatst bijgewerkt op 4 februari, 2024 door Tim
Als ZZP’er heb je veel vrijheid en onafhankelijkheid, maar het is ook enorm belangrijk om je administratie goed op orde te hebben. Een goede administratie schept namelijk duidelijkheid en overzicht, wat weer zorgt voor rust en minder fouten.
Wil jij weten hoe je als ZZP’er ervoor zorgt dat je administratie op orde is?
Lees dan snel verder! In dit artikel lees je alles over hoe je het beste een ZZP administratie bij kunt houden en waar je op moet letten.
Inhoudsopgave
Zorg voor een goede voorbereiding
Voordat je begint met je administratie, is het belangrijk om een goede voorbereiding te treffen. Dit betekent onder andere dat je je gaat inschrijven bij de Kamer van Koophandel en een BTW-nummer aanvraagt.
Daarnaast is het verstandig om te bepalen welke kosten je gaat maken en welke inkomsten je kunt verwachten. Door hier vooraf goed over na te denken, kun je veel geld en tijd besparen.
Wel of geen zakelijke rekening aanschaffen?
Als ZZP’er ben je wettelijk niet verplicht om een zakelijke rekening te hebben. Toch kan het verstandig zijn om er een aan te schaffen. Een zakelijke rekening zorgt namelijk voor een duidelijk onderscheid tussen je privé- en zakelijke uitgaven.
Bovendien is het voor de Belastingdienst makkelijker om je administratie te controleren als alle zakelijke transacties via een aparte rekening verlopen.
Om deze reden raden we ja altijd aan om een zakelijke rekening te nemen als ZZP’er.
Wat moet je als ZZP’er bijhouden in je administratie?
Er zijn een aantal zaken die je bij moet houden in je ZZP administratie. Hieronder vallen onder andere je facturen, bonnen en bankafschriften. Ook moet je inkomsten- en uitgavenoverzichten maken en deze bewaren.
Daarnaast moet je als ZZP’er kunnen aantonen dat je aan de BTW- verplichtingen voldoet, door een sluitende BTW-administratie bij te houden.
Als je dit op orde hebt, dan zit je goed. Er zijn echter ook nog een aantal zaken die je bij kunt houden, die niet verplicht zijn, maar je wel veel voordelen op kunnen leveren.
Als eerste is het bijhouden van je uren een goed idee. Op het moment dat je minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming besteed, heb je recht op aftrekposten. Mocht de Belastingdienst hiernaar vragen, is het dus belangrijk dat je dit aan kunt tonen.
Daarnaast kan het handig zijn om je zakelijk gemaakte kilometers bij te houden, mocht je gebruik maken van je eigen auto. Je mag namelijk €0,23 per gemaakte kilometer rekenen en dit van je belastbare winst afhalen. Dit scheelt weer in de belasting die je moet betalen.
Met andere woorden, het is enorm belangrijk om alles goed bij te houden als ZZP’er. Hiermee kun je flink wat geld besparen en eventuele problemen met de Belastingdienst voorkomen.
Hoe houd je als ZZP’er je administratie het beste zelf bij?
Er zijn verschillende manieren om je ZZP administratie zelf bij te houden.
Om te beginnen zou je ervoor kunnen kiezen om dit helemaal zelf te doen. Dit zou je heel ouderwets op papier kunnen doen, maar bijvoorbeeld ook in Excel.
Deze manier van bijhouden is het goedkoopste. Mocht jij een hele simpele boekhouding hebben, dan is dit ook prima.

Tip van de redactie!
Je administratie bijhouden is enorm belangrijk, maar we begrijpen dat je als starter misschien twijfelt over een boekhoudprogramma nemen. Probeer daarom nu als startende ZZP’er e-Boekhouden 15 maanden gratis!
Een andere manier waarmee je als ZZP’er je administratie kunt bijhouden, is met behulp van een boekhoudprogramma. Dit is software gemaakt om je administratie mee te doen.
Dit soort programma’s maken het voor jou veel gemakkelijker om je administratie te doen. Het programma geeft bijvoorbeeld tips, kan overzichten voor je genereren en je kunt deze vaak koppelen aan je bankrekening. Hierdoor houdt het programma je administratie bij op basis van je transacties. Bovendien kun je je BTW-aangifte soms direct doorsturen naar de Belastingdienst met slechts 1 klik op de knop.
Je administratie bijhouden op deze manier is ideaal voor mensen die geen verstand hebben van dit soort zaken, een iets complexere administratie hebben of gewoon tijd willen besparen zonder veel geld uit te geven.
Wanneer besteed je je ZZP administratie uit?
Je kunt als ZZP’er je administratie ook uitbesteden. Hier zijn verschillende redenen voor te bedenken. Je zou dit kunnen doen omdat je administratie te complex voor je is, omdat je tijd wil besparen, omdat je fouten wil voorkomen of omdat een boekhouder je goed kan voorzien van tips om geld te besparen.
Wij hanteren altijd een simpele redenatie om te bepalen of je als ZZP’er je administratie uit moet besteden. Kun jij, in de uren die je bespaart door je administratie uit te besteden, meer geld verdienen dan dat je boekhouder kost? Dan neem je een boekhouder.
Tips om je ZZP administratie bij te houden
Tot slot geven we je graag nog een aantal tips voor het bijhouden van je administratie als ZZP’er.
- Maak gebruik van een boekhoudprogramma om je administratie te vereenvoudigen. Bovendien kun je dan overal bij je boekhouding, omdat deze online staat.
- Plan vaste momenten in om je administratie bij te werken, bijvoorbeeld aan het einde van de week of maand.
- Bewaar al je bonnen, facturen en andere belangrijke documenten op één plek, bijvoorbeeld in mappen (op je computer). Maak hierbij een map voor inkomsten, uitgaven, bonnen/facturen, belastingdocumenten (BTW-opgaven en modelovereenkomsten) en contracten. Zo houd je overzicht.
- Vraag een collega-ondernemer om hulp of advies als je ergens niet uitkomt.
- Doe regelmatig een check op je administratie om fouten te voorkomen.
Met deze tips en richtlijnen heb je als ZZP’er de optimale basis voor je administratie.
Door een goede voorbereiding en regelmatige bijwerking van je administratie heb je altijd een goed overzicht van je financiën en kun je tijdig bijsturen waar nodig. Zo houd je als zelfstandig ondernemer de touwtjes stevig in handen. Bovendien voorkom je zo problemen met de Belastingdienst. Mocht je administratie namelijk niet kloppen, dan kan het zijn dat de Belastingdienst je boetes oplegt.