Laatst bijgewerkt op 4 februari, 2024 door Tim
Als zelfstandige zonder personeel (ZZP’er) is het cruciaal om goede, professionele facturen te versturen naar je klanten. Een factuur is niet alleen een verzoek tot betaling, maar ook een essentieel document voor je boekhouding.
Maar hoe doe je dat precies, een factuur maken als ZZP?
In dit artikel behandelen we alle aspecten van het maken van een factuur als zzp’er, zodat je probleemloos en in overeenstemming met de regelgeving een factuur kan maken als ZZP’er.
Inhoudsopgave
Wat moet er op een factuur staan?
Een factuur moet enkele verplichte gegevens bevatten. Deze gegevens zijn essentieel voor een geldige factuur en moeten duidelijk worden weergegeven.
1. Je eigen bedrijfsgegevens: Vermeld je naam of bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
2. Klantgegevens: De naam en adresgegevens van je klant.
3. Factuurnummer: Elke factuur moet een uniek nummer hebben om verwarring te voorkomen.
4. Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
5. Vervaldatum: De datum waarop de betaling moet zijn ontvangen.
6. Omschrijving van geleverde diensten: Duidelijke specificatie van de verleende diensten.
7. Omschrijving van geleverde goederen: Duidelijke specificatie van de geleverde goederen.
8. Bedragen en BTW: Vermeld de prijzen van je diensten of producten, inclusief eventuele BTW.
9. Totaalbedrag: Het totaalbedrag dat je in rekening brengt.
Voorbeeld factuur maken ZZP
Een voorbeeldfactuur kan er als volgt uitzien:
Soorten facturen
Er zijn verschillende soorten facturen die je als zzp’er kunt gebruiken. Welke factuur je gebruikt is afhankelijk van je situatie en de diensten of goederen die je levert.
Hieronder vind je de 4 meest gebruikte soorten facturen.
1. Factuur voor Diensten: Gebruik deze factuur wanneer je diensten aanbiedt aan je klanten. Hierop vermeld je de geleverde diensten en de kosten.
2. Factuur voor Goederen: Gebruik deze factuur als je producten of goederen hebt geleverd. Specificeer de geleverde goederen en de kosten.
3. Deelfactuur: Als je werkt aan een project dat lang duurt, kun je de kosten opsplitsen in deelfacturen.
4. Creditfactuur: Gebruik dit als je een fout hebt gemaakt op een eerdere factuur en deze moet corrigeren.
Factuur versturen
Zodra je factuur gereed is, moet je deze naar je klant sturen. Je kunt dit op verschillende manieren doen.
1. Per e-mail: Stuur de factuur als een PDF-bijlage via e-mail. Zorg ervoor dat je klant de factuur gemakkelijk kan openen.
2. Per post: In sommige gevallen kan het nodig zijn om een gedrukte factuur per post te versturen. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij grotere bedrijven.
3. Online boekhoudprogramma’s: Er zijn diverse online boekhoudprogramma’s beschikbaar waarmee je facturen elektronisch kunt verzenden.
Betalingstermijn factuur
Het is belangrijk om een duidelijke betalingstermijn op je factuur te vermelden. Dit is de periode waarbinnen je verwacht dat je klant de factuur zal betalen.
Gangbare betalingstermijnen variëren van 14 tot 30 dagen, maar dit kan per overeenkomst verschillen. Zorg ervoor dat je klanten weten wanneer ze moeten betalen om eventuele verwarring te voorkomen.
Overige tips factuur maken ZZP
Hier zijn enkele aanvullende tips om ervoor te zorgen dat je aan de slag kan met een factuur maken als ZZP.
1. Bewaar kopieën: Houd kopieën van al je uitgegeven facturen en betalingsbewijzen bij voor je administratie.
2. Gebruik een boekhoudprogramma: Overweeg het gebruik van een boekhoudprogramma om het proces te vereenvoudigen en fouten te minimaliseren.
3. Hanteer herinneringen: Als een klant niet op tijd betaalt, stuur dan vriendelijke herinneringen om de betaling te stimuleren.
4. Zorg voor goede communicatie: Wees transparant en communiceer met je klanten over eventuele wijzigingen in de facturatie.
Factuur maken ZZP, het hoeft niet lastig te zijn
Met deze kennis kun je als zzp’er effectief facturen maken en versturen. Zorg ervoor dat je altijd voldoet aan de wettelijke vereisten en dat je professioneel en betrouwbaar overkomt bij je klanten. Dit zal niet alleen bijdragen aan een gezonde financiële situatie, maar ook aan het opbouwen van een goede zakelijke reputatie.
Mocht je toch graag wat eenvoudiger facturen willen maken en direct willen koppelen aan je administratie? Dan raden we je aan om aan de slag te gaan met een boekhoudprogramma.
Boekhoudprogramma’s hebben vaak de optie om facturen te maken in je eigen huisstijl en deze direct te koppelen aan je boekhouding. Dit maakt zowel facturen maken, als je boekhouding een stuk eenvoudiger!